Privacy Policy

Note: This document is bilingual (with immediate translation in each paragraph) to enable readers to fully understand the text and terminology. In case of any ambiguity between the Greek and English versions, the English version shall prevail.

Σημείωση: Το παρόν αρχείο είναι διγλωσσικό (με άμεση μετάφραση σε κάθε παράγραφο) για να επιτρέπει στους αναγνώστες να κατανοούν πλήρως το κείμενο και την ορολογία. Σε περίπτωση αμφιβολίας μεταξύ των ελληνικών και αγγλικών εκδόσεων, υπερισχύει η αγγλική έκδοση.

Privacy Policy – Πολιτική Απορρήτου

At SMARTESPOT, we are committed to protecting your privacy. This Privacy Policy explains how we collect, use, and disclose personal information when you use our Services.

Στην SMARTESPOT, δεσμευόμαστε να προστατεύουμε την ιδιωτικότητά σας. Αυτή η Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε και αποκαλύπτουμε προσωπικά στοιχεία όταν χρησιμοποιείτε τις Υπηρεσίες μας.

1. Data Controller and Data Processor – Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων και Εκτελών την Επεξεργασία:

   – Data Controller: The client (the organization or individual who commissions the form) determines the purposes and means of processing personal data in accordance with GDPR.

   – Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων: Ο πελάτης (ο οργανισμός ή το άτομο που παραγγέλλει τη φόρμα) καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με τον GDPR.

   – Data Processor: SMARTESPOT processes data on behalf of the data controller. As a data processor, SMARTESPOT complies with the data controller’s instructions and GDPR requirements relevant to data processors.

   – Εκτελών την Επεξεργασία: Η SMARTESPOT επεξεργάζεται δεδομένα εκ μέρους του υπεύθυνου επεξεργασίας δεδομένων. Ως εκτελών την επεξεργασία, η SMARTESPOT συμμορφώνεται με τις οδηγίες του υπεύθυνου επεξεργασίας και με τις απαιτήσεις του GDPR που αφορούν τους εκτελούντες την επεξεργασία.

2. Data Controller Information – Πληροφορίες Υπεύθυνου Επεξεργασίας Δεδομένων:

   The data controller for your personal information is the client for whom the form is created. For any inquiries regarding data protection, please contact the relevant client directly. Additionally, you can contact the Commissioner for Personal Data Protection in Cyprus at [email protected]

.   Ο υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων είναι ο πελάτης για τον οποίο δημιουργήθηκε η φόρμα. Για οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με την προστασία δεδομένων, παρακαλούμε επικοινωνήστε απευθείας με τον σχετικό πελάτη. Επιπλέον, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στην Κύπρο στη διεύθυνση [email protected]


3. Information We Collect – Πληροφορίες που Συλλέγουμε:

   We collect information you provide directly to us, such as when you create an account or fill out a form. This may include personal information such as your name, email address, and payment information.

   Συλλέγουμε πληροφορίες που μας παρέχετε απευθείας, όπως όταν δημιουργείτε έναν λογαριασμό ή συμπληρώνετε μια φόρμα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει προσωπικές πληροφορίες όπως το όνομά σας, τη διεύθυνση email και τις πληροφορίες πληρωμής.

Special Provision for Underaged Users – Ειδική Διάταξη για Ανηλίκους Χρήστες:

   – Users under 14 – Χρήστες κάτω των 14 ετών:

We do not knowingly collect personal information from users under 14 years old. A legal parent or guardian must complete the form on their behalf, providing the consent of all legal parents or guardians.

Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας προσωπικές πληροφορίες από χρήστες κάτω των 14 ετών. Ένας νόμιμος γονέας ή κηδεμόνας πρέπει να συμπληρώσει τη φόρμα εκ μέρους τους, παρέχοντας τη συγκατάθεση όλων των νόμιμων γονέων ή κηδεμόνων.

   – Users between 14 and 18 – Χρήστες μεταξύ 14 και 18 ετών:
Ιf you are between 14 and 18 years old, we may collect personal information from you with the consent of your parent or legal guardian. Additionally, for users between 16 and 18 years old, your explicit consent is also required.

Εάν είστε μεταξύ 14 και 18 ετών, ενδέχεται να συλλέγουμε προσωπικές πληροφορίες από εσάς με τη συγκατάθεση του γονέα ή του νόμιμου κηδεμόνα σας. Επιπλέον, για χρήστες μεταξύ 16 και 18 ετών, απαιτείται επίσης η ρητή σας συγκατάθεση.

4. Consent Mechanism – Μηχανισμός Συγκατάθεσης:

   When you fill out and submit a form through our Services, you will be required to provide your explicit consent for the collection and processing of personal and sensitive data. This consent is obtained through specific checkboxes within the form, which you must read and agree to before submitting the form, in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR).

   Όταν συμπληρώνετε και υποβάλετε μια φόρμα μέσω των Υπηρεσιών μας, θα πρέπει να παρέχετε τη ρητή συγκατάθεσή σας για τη συλλογή και επεξεργασία προσωπικών και ευαίσθητων δεδομένων. Αυτή η συγκατάθεση λαμβάνεται μέσω συγκεκριμένων κουτιών επιλογής εντός της φόρμας, τα οποία πρέπει να διαβάσετε και να συμφωνήσετε πριν υποβάλετε τη φόρμα, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR).

5. Sensitive Personal Data – Ευαίσθητα Προσωπικά Δεδομένα:

   In certain cases, we may collect sensitive personal data, which are detailed under the ‘Information We Collect’ section. This includes medical history, health conditions, medication, dietary preferences, and physical condition information. This information is collected to ensure the safety and well-being of participants in specific activities.

   Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να συλλέγουμε ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα, τα οποία αναφέρονται στην ενότητα ‘Πληροφορίες που Συλλέγουμε’. Αυτό περιλαμβάνει ιατρικό ιστορικό, καταστάσεις υγείας, φαρμακευτική αγωγή, διατροφικές προτιμήσεις και πληροφορίες φυσικής κατάστασης. Αυτές οι πληροφορίες συλλέγονται για να διασφαλιστεί η ασφάλεια και η ευημερία των συμμετεχόντων σε συγκεκριμένες δραστηριότητες.

6. Legal Basis for Processing – Νομική Βάση για την Επεξεργασία:

   We process personal data based on consent, contractual necessity, and legitimate interests in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR).

   Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα βάσει συγκατάθεσης, συμβατικής αναγκαιότητας και νόμιμων συμφερόντων σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR).

7. Legal Basis for Processing Sensitive Data – Νομική Βάση για την Επεξεργασία Ευαίσθητων Δεδομένων:

   The processing of sensitive personal data is based on explicit consent provided by all legal parents or guardians. For minors aged 16-18, their own consent is also required. This consent is necessary to ensure the safety and well-being of participants in the relevant activities, in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR).

   Η επεξεργασία ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων βασίζεται στη ρητή συγκατάθεση που παρέχεται από όλους τους νόμιμους γονείς ή κηδεμόνες. Για ανηλίκους ηλικίας 16-18 ετών, απαιτείται επίσης η δική τους συγκατάθεση. Αυτή η συγκατάθεση είναι απαραίτητη για να διασφαλιστεί η ασφάλεια και η ευημερία των συμμετεχόντων στις σχετικές δραστηριότητες, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (GDPR).

8. Purpose of Collecting Sensitive Data – Σκοπός Συλλογής Ευαίσθητων Δεδομένων:

   The collected sensitive personal data will be used to assess and ensure the safety and suitability of participants for specific activities. This includes evaluating any medical conditions or special needs that may impact participation.

   Τα συλλεγόμενα ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα θα χρησιμοποιηθούν για να αξιολογηθούν και να διασφαλιστούν η ασφάλεια και η καταλληλότητα των συμμετεχόντων για συγκεκριμένες δραστηριότητες. Αυτό περιλαμβάνει την αξιολόγηση οποιωνδήποτε ιατρικών καταστάσεων ή ειδικών αναγκών που μπορεί να επηρεάσουν τη συμμετοχή.

9. How We Use Your Information – Πώς Χρησιμοποιούμε τις Πληροφορίες σας:

   We use the information we collect to provide and improve our Services, communicate with you, and personalize your experience. We may also use your information to comply with legal obligations.

   Χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες που συλλέγουμε για να παρέχουμε και να βελτιώνουμε τις Υπηρεσίες μας, να επικοινωνούμε μαζί σας και να προσαρμόζουμε την εμπειρία σας. Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες σας για να συμμορφωθούμε με νομικές υποχρεώσεις.

10. Data Sharing – Κοινοποίηση Δεδομένων:

   We may share your information with third-party service providers (data processors) who assist us in providing the Services. These third parties process data based on our instructions and in compliance with GDPR.

   Ενδέχεται να κοινοποιήσουμε τις πληροφορίες σας σε τρίτους παρόχους υπηρεσιών (εκτελούντες την επεξεργασία δεδομένων) που μας βοηθούν στην παροχή των Υπηρεσιών. Αυτοί οι τρίτοι επεξεργάζονται δεδομένα βάσει των οδηγιών μας και σύμφωνα με τον GDPR.

Third-Party Data Processors – Εκτελούντες την Επεξεργασία Δεδομένων Τρίτων:

SmartEspot does not use any third-party data processors unless explicitly instructed by the Data Controller. Any third-party data processors (trustees of the Data Controller) used by SmartEspot must also comply with GDPR and our data protection standards. This includes service providers such as hosting services, email communication platforms, and payment processors.

Η SmartEspot δεν χρησιμοποιεί κανέναν τρίτο εκτελούντα την επεξεργασία δεδομένων εκτός αν αυτό ζητηθεί ρητά από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας Δεδομένων. Οποιοιδήποτε τρίτοι εκτελούντες την επεξεργασία δεδομένων (θεματοφύλακες του Υπεύθυνου Επεξεργασίας Δεδομένων) που χρησιμοποιούνται από την SmartEspot πρέπει επίσης να συμμορφώνονται με τον GDPR και τα πρότυπα προστασίας δεδομένων μας. Αυτό περιλαμβάνει παρόχους υπηρεσιών όπως υπηρεσίες φιλοξενίας, πλατφόρμες επικοινωνίας μέσω email και επεξεργαστές πληρωμών.

 We do not sell or rent your personal information to third parties.

 Δεν πουλάμε ή ενοικιάζουμε τις προσωπικές σας πληροφορίες σε τρίτους.

11. Only Essential Cookies:

   SMARTESPOT uses a necessary session cookie to manage form data while you proceed through different stages of the form. This cookie is deleted when you close the page.

   Η SMARTESPOT χρησιμοποιεί ένα απαραίτητο cookie συνεδρίας για τη διαχείριση των δεδομένων της φόρμας καθώς προχωράτε στα διάφορα στάδια της φόρμας. Αυτό το cookie διαγράφεται όταν κλείνετε τη σελίδα.


12. International Data Transfers – Διεθνείς Μεταφορές Δεδομένων:

   We do not transfer your data outside the European Economic Area (EEA).

   Δεν μεταφέρουμε τα δεδομένα σας εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ).

13. Data Retention – Διατήρηση Δεδομένων:

   We retain the information we collect for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, unless otherwise required by law.

   Διατηρούμε τις πληροφορίες που συλλέγουμε για όσο διάστημα είναι απαραίτητο για την εκπλήρωση των σκοπών για τους οποίους συλλέχθηκαν, εκτός εάν απαιτείται διαφορετικά από τον νόμο.

14. Your Rights – Τα Δικαιώματά σας:

    You have the right to access, correct, or delete your personal information. You may also have the right to restrict or object to certain processing activities in accordance with GDPR.

    Έχετε το δικαίωμα να αποκτήσετε πρόσβαση, να διορθώσετε ή να διαγράψετε τα προσωπικά σας δεδομένα. Ενδέχεται επίσης να έχετε το δικαίωμα να περιορίσετε ή να αντιταχθείτε σε ορισμένες δραστηριότητες επεξεργασίας σύμφωνα με τον GDPR.

Special Provision for Underaged Users – Ειδική Διάταξη για Ανηλίκους Χρήστες:

If you are between 14 and 18, your parent or legal guardian may also have the right to access, correct, or delete your personal information on your behalf. For users between 16 and 18, your explicit consent is also required.

Εάν είστε μεταξύ 14 και 18, ο γονέας ή ο νόμιμος κηδεμόνας σας μπορεί επίσης να έχει το δικαίωμα να αποκτήσει πρόσβαση, να διορθώσει ή να διαγράψει τα προσωπικά σας δεδομένα για λογαριασμό σας. Για χρήστες μεταξύ 16 και 18, απαιτείται επίσης η ρητή σας συγκατάθεση.

15. Security Measures – Μέτρα Ασφαλείας:

    We use encryption and access controls to protect your data. Regular backups are maintained to prevent data loss.

    Χρησιμοποιούμε κρυπτογράφηση και ελέγχους πρόσβασης για την προστασία των δεδομένων σας. Διατηρούνται τακτικά αντίγραφα ασφαλείας για την πρόληψη απώλειας δεδομένων.

16. Right to Withdraw Consent – Δικαίωμα Ανάκλησης Συγκατάθεσης:

    You can withdraw your consent for data processing at any time by contacting us at [contact email].

    Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας για την επεξεργασία δεδομένων ανά πάσα στιγμή επικοινωνώντας μαζί μας στο [διεύθυνση email επικοινωνίας].

17. Automated Decision-Making – Αυτοματοποιημένη Λήψη Αποφάσεων:

    We do not engage in automated decision-making or profiling.

    Δεν εμπλεκόμαστε σε αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων ή δημιουργία προφίλ.

18. Incident Response Policy – Πολιτική Ανταπόκρισης σε Περιστατικά:

   In the event of a data breach, SMARTESPOT has established an Incident Response Policy to promptly address and mitigate the impact. This includes notifying the Data Controller within 24 hours of becoming aware of the breach and providing a detailed report within 15 days. The report will include the nature of the breach, affected data, and actions taken. The Data Controller is responsible for identifying the individuals whose data has been leaked and must notify them within 72 hours of identifying the breach.

   Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων, η SMARTESPOT έχει θεσπίσει μια Πολιτική Ανταπόκρισης σε Περιστατικά για να αντιμετωπίζει και να μετριάζει άμεσα τον αντίκτυπο. Αυτό περιλαμβάνει την ενημέρωση του Υπεύθυνου Επεξεργασίας εντός 24 ωρών από τη στιγμή που θα γίνει γνωστή η παραβίαση και την παροχή αναλυτικής έκθεσης εντός 15 ημερών. Η έκθεση θα περιλαμβάνει τη φύση της παραβίασης, τα επηρεαζόμενα δεδομένα και τις ενέργειες που έγιναν. Ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας είναι υπεύθυνος για την ταυτοποίηση των ατόμων των οποίων τα δεδομένα έχουν διαρρεύσει και πρέπει να τους ειδοποιήσει εντός 72 ωρών από την αναγνώριση της παραβίασης.

19. Complaint Mechanism – Μηχανισμός Υποβολής Παραπόνων:

   If you have concerns about how we handle your data, we encourage you to contact us first at [contact email] to resolve the issue. If you are not satisfied with our response, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority. In Cyprus, you can contact the Commissioner for Personal Data Protection at [email protected]

   Εάν έχετε ανησυχίες σχετικά με τον τρόπο που χειριζόμαστε τα δεδομένα σας, σας ενθαρρύνουμε να επικοινωνήσετε πρώτα μαζί μας στη διεύθυνση [διεύθυνση email επικοινωνίας] για να επιλύσουμε το ζήτημα. Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με την απάντησή μας, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε παράπονο σε μια εποπτική αρχή. Στην Κύπρο, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στη διεύθυνση [email protected]

20. Contact Us – Επικοινωνήστε μαζί μας:

    If you have any questions or concerns about our Privacy Policy, please contact us at [email protected].

    Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με την Πολιτική Απορρήτου μας, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας στη διεύθυνση [email protected].

21. Changes to This Policy – Αλλαγές σε αυτήν την Πολιτική:

    We may update our Terms and Privacy Policy from time to time. We will notify you of any changes by posting the new Terms on this page.

    Μπορεί να ενημερώνουμε τους Όρους και την Πολιτική Απορρήτου μας κατά καιρούς. Θα σας ειδοποιήσουμε για τυχόν αλλαγές δημοσιεύοντας τους νέους Όρους σε αυτήν τη σελίδα.

By using the SMARTESPOT website and Services, you agree to these Terms and Policies. If you do not agree with any part of these Terms or Policies, you must not use our Services.

Χρησιμοποιώντας την ιστοσελίδα και τις Υπηρεσίες της SMARTESPOT, συμφωνείτε με αυτούς τους Όρους και Πολιτικές. Εάν δεν συμφωνείτε με κάποιο μέρος αυτών των Όρων ή Πολιτικών, δεν πρέπει να χρησιμοποιήσετε τις Υπηρεσίες μας.

Terms of Service – Όροι Χρήσης
Privacy Policy – Πολιτική Απορρήτου
Payments Privacy Policy – Πολιτική Απορρήτου Πληρωμών